Integritetspolicy - AdEx - GDPR

Behandling av personuppgifter

De personuppgifter som AdEx Fastighetsutveckling AB (”AdEx”) samlar beror på vilken relation vi har till dig. Vår hantering av dina personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i gällande lag angående hantering av personuppgifter. Information nedan anger vilka uppgifter vi kan komma att behandla om dig, men det innebär inte att vi nödvändigtvis vid varje given tidpunkt behandlar alla dessa uppgifter.


Personuppgiftsansvarig

AdEx är personuppgiftsansvarig enligt Dataskyddsförordningen för den behandling av personuppgifter som sker i relationen med kunder, leverantörer och medarbetare samt arbetssökande (kontaktuppgifter). AdEx ansvarar även för behandlingen av personuppgifter som sker på AdExs hemsida och kundportal (AdExdirekt). Vidare är AdEx personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i relation med hyresgäster till AdEx.


Personuppgiftsbiträde

AdEx är personuppgiftsbiträde enligt Dataskyddsförordningen för den behandling av personuppgifter som sker utifrån avtal med AdExs kunder (främst bostadsrättsföreningar och samfälligheter). Ett biträdesavtal reglerar ansvaret mellan respektive kund och AdEx.


Vilka uppgifter behandlas

Vi samlar in och behandlar kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-post för våra kunders och leverantörers respektive kontaktpersoner. 

För våra kunders räkning hanterar vi deras respektive medlems- och lägenhetsregister. Detta innebär att vi behandlar våra kunders medlemmars personuppgifter (kontaktuppgifter) i enlighet med de lagkrav som gäller för dessa register. Vi registrerar samtidigt medlemmarnas personnummer och kontouppgifter för att kunna fullfölja våra uppdrag. Vi behandlar personuppgifter (kontaktuppgifter, personnummer och kontouppgifter) om hyresgäster och andrahandshyresgäster hos våra kunder. Vi behandlar även kontaktuppgifter till kontaktpersoner hos våra kunders leverantörer.

Utöver detta så samlar vi in och behandlar uppgifter om medlemskap i bostadsrättsförening, finansiella uppgifter så som ägande, skulder, arvoden och kreditupplysningar. Uppgifter om ej betalda hyror eller avgifter, lägenhetsnummer och LMV-nummer. Samt uppgifter som registreras i Förvaltning, felanmälnings, jour och störningsärenden. 

Beträffande våra hyresgäster samlar vi in och behandlar personuppgifter så namn, adress, telefonnummer, e-post, personnummer och kontouppgifter för att kunna fullfölja hyresförhållandet. 


När sker behandling och hur vi samlar in personuppgifter

AdEx samlar in och behandlar dina personuppgifter när du är medlem hos, äger en bostadsrätt, hyr eller bor i andra hand hos någon av våra kunder. När du är kontaktperson hos någon av våra kunder eller leverantörer. När du gör en felanmälan till AdEx. När du har eller söker anställning hos AdEx. När du är hyresgäst hos AdEx.

Vanligtvis lämnas personuppgifterna frivilligt av dig som är registrerad. AdEx samlar även in personuppgifter från kunder och från offentliga register.


Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

De huvudsakliga ändamålen med AdExs behandling av personuppgifter är att administrera kundrelationer och administrera de tjänster som vi ska utföra åt våra kunder enligt avtal. 

Vårt uppdrag innefattar hanteringen av medlems- och lägenhetsregister, avgiftsavisering, sköta in- och utbetalningar samt bokföring åt våra kunder. Det innebär att vi har att följa gällande lagstiftning såsom Lagen om ekonomiska föreningar, Bostadsrättslagen, Bokföringslagen och Skattelagen samt de krav som myndigheter ställer på statistik. När avtalet med kunden avslutas raderas dina uppgifter (som medlem, boende eller annan kontaktperson) enlighet med villkoren i biträdesavtalet. 

I hyresförhållande där AdEx är hyresvärd är ändamålet med AdExs behandling av personuppgifter att administrera hyresförhållandet, sköta hyresavisering och uppföljning in- och utbetalningar samt bokföring. 

Övriga ändamål är att administrera relationen med våra leverantörer samt med våra medarbetare. 

Vi använder endast dina personuppgifter för det ändamål för vilket vi har samlat in dem för.


Hur länge sparas personuppgifterna

AdEx sparar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för att uppfylla ovanstående ändamål, fullgöra vårt åtagande och gällande lagstiftning. Därefter kommer personuppgifterna raderas eller avidentifieras. Personuppgifterna kommer att sparas så länge ett avtalsförhållande. Har du samtyckt till att dina personuppgifter ska få hanteras tas de bort då du återkallar ditt samtycke om de inte behövs för några andra rättsliga förpliktelser.


Hur vi delar personuppgifter med andra

Vi lämnar ut personuppgifter till mottagare utanför AdEx för att utföra behandlingen enligt ovan. För uppfyllandet av våra åtaganden anlitar AdEx underleverantörer. Underleverantörer som AdEx anlitar är personuppgiftsbiträde i relation med AdEx och AdEx säkerställer att det finns ett biträdesavtal för behandlingen av personuppgifter för att säkerställa att dessa inte har rätt att använda personuppgifterna för andra ändamål än vad som framgår av biträdesavtalet. 

Dina uppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part då det finns krav på detta enligt lag eller kundavtalet. Detta gäller även vid de fall då du har lämnat samtycke till en tredje part (t ex mäklare). Dina uppgifter visas även för kontaktpersonerna hos din förening, via vår kundportal Fastighetskontrollen.


Vilka rättigheter har du som registrerad

För det fall du önskar information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, har du rätt att beställa information om de personuppgifter vi behandlar om dig genom att fylla i vårt formulär på www.adex.se antingen digitalt eller som fysiskt pappersformulär i enlighet med instruktionerna. 

Du har även rätt att få närmare information om hur dina uppgifter behandlas. Vi säkerställer alltid din identitet innan du får tillgång till din information. 

Du har rätt att begära rättelse av eller radering av sådan information som du anser vara felaktig och du har även rätt att begära radering av dina personuppgifter om det inte föreligger en laglig grund för vår hantering. Vänligen observera att viss information kan vara undantagen från din rätt till radering enligt gällande rätt.


Kontakt

Om du har frågor kring vår hantering av personuppgifter, vänligen kontakta 

AdEx Dataskyddsombud på e-post: dpo@adex.se


För att begära registerutdrag för personuppgifter AdEx behandlar vänligen fyll i formuläret (register utdrag skickas ut inom 30 dagar):


Begäran om registerutdrag GDPR


Solna den 21 maj 2018